L’Obbligo della Registrazione Ospiti in Questura: Una Pratica Cruciale per Sicurezza e Conformità
La registrazione degli ospiti in Questura è una pratica essenziale e obbligatoria per tutte le strutture ricettive, tra cui hotel, B&B, case vacanze e altri alloggi temporanei. Questa procedura, che coinvolge la segnalazione delle generalità degli ospiti alle autorità locali, è stata istituita per ragioni di sicurezza pubblica e per garantire la conformità alle leggi e alle normative in vigore.
Un compito apparentemente semplice, ma che richiede precisione e puntualità. Per completare la Registrazione degli Ospiti bisogna recarsi fisicamente presso la questura solo la prima volta. Una volta ricevute le credenziali, ora ottenibili anche online, sarà poi possibile usufruire della comunicazione telematica tramite il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Responsabilità degli Host: Garantire la Sicurezza e la Trasparenza
Tutti coloro che gestiscono una struttura turistica, che sia un hotel, un B&B, una casa vacanze o qualsiasi altra forma di alloggio temporaneo, sono tenuti a segnalare alla Questura locale le informazioni degli ospiti che soggiornano presso la loro struttura. Questo compito include la verifica dei documenti, l’inserimento corretto delle informazioni sul Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato e la conservazione delle ricevute digitali per almeno cinque anni. La registrazione degli ospiti non è solo una responsabilità legale, ma anche un importante passo per garantire la sicurezza sia degli ospiti che del personale della struttura. Assicurandosi che solo ospiti registrati abbiano accesso alle camere o agli appartamenti, gli host contribuiscono a mantenere un ambiente sicuro e protetto per tutti.
In passato, questo processo coinvolgeva schede cartacee e visite in ufficio, ma ora grazie alla digitalizzazione è diventato più accessibile e conveniente.
Responsabilità dei Clienti: Collaborazione e Rispetto delle Norme
Dall’altra parte, anche gli ospiti hanno delle responsabilità in merito alla registrazione. Ogni ospite deve fornire informazioni accurate e complete, compresa la presentazione di un documento di identità valido (non scaduto) all’arrivo. Questo non solo è richiesto per il rispetto delle leggi locali, ma anche per la sicurezza personale dell’ospite. La cooperazione degli ospiti nella registrazione aiuta a creare un ambiente di fiducia e trasparenza all’interno della struttura ricettiva.
In caso di pernottamenti inferiori alle 24 ore, la registrazione deve avvenire immediatamente all’arrivo. Nel caso di famiglie o gruppi, un solo membro può compilare la schedina alloggiati, indicando anche i nomi degli altri membri del gruppo. Gli ospiti stranieri devono presentare un passaporto o un documento equivalente con fotografia, e tutte le informazioni sul luogo di nascita, la cittadinanza e il luogo di rilascio del documento devono essere inserite correttamente.
Vikey: Semplificare e Ottimizzare il Processo di Registrazione Ospiti
In questo contesto complesso di trasmissione di dati e di adempimenti legali per i proprietari e manager di strutture ricettive, negli ultimi anni si sono inserite aziende e start-up italiane leader in Europa. Con l’obiettivo di facilitare i processi di ammissione e trasmissione dati, alcune di queste si sono specializzate nel produrre sistemi hardware/software per consentire il check-in a distanza, mentre altre si sono concentrate nello sviluppo di software adatti a trasmettere automaticamente le schedine al Portale Alloggiati Web della Polizia di Sato.
In questo contesto alcune aziende, come Vikey, sono riuscite a distinguersi con soluzioni ibride all’avanguardia per gli host che vogliono semplificare anche la registrazione degli ospiti in Questura. Si tratta quindi di soluzioni software/hardware che non si espletano semplicemente nell’installazione di sistemi di domotica o smart lock presso la struttura ricettiva, ma anche di soluzioni software integrate che consentono all’host, da un un’unica piattaforma, di gestire il check-in e il check-out del cliente, fargli pagare online la tassa di soggiorno, calcolata in automatico da Vikey, proporgli servizi aggiuntivi e, ovviamente, fare in modo che i dati degli ospiti vengano inviati automaticamente al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. La piattaforma di Vikey permette agli ospiti di caricare autonomamente i propri dati identificativi e la foto dei documenti sul sistema, eliminando la necessità di compilare manualmente le schedine alloggiati. Il processo di check-in online e di self check-in semplifica notevolmente la registrazione, risparmiando tempo sia agli ospiti che agli host.
Inoltre, Vikey è integrata con i principali sistemi di gestione alberghiera, i Channel Manager e le OTA, permettendo una comunicazione fluida e accurata delle informazioni degli ospiti.
I Vantaggi per Host e Ospiti
Per gli host, Vikey rappresenta una soluzione completa che semplifica la gestione operativa e burocratica. La registrazione degli ospiti diventa un processo veloce e accurato, liberando il personale da compiti ripetitivi e riducendo il rischio di errori umani. Inoltre, la gestione automatica delle comunicazioni con la Questura permette agli host di concentrarsi sull’accoglienza degli ospiti e sull’ottimizzazione dell’esperienza di soggiorno. Vikey offre la possibilità di conservare digitalmente le ricevute del processo di registrazione degli ospiti per un periodo di cinque anni, come richiesto dalla legge italiana. Ciò significa che gli host non devono preoccuparsi di conservare documenti cartacei, poiché tutte le ricevute e le informazioni necessarie sono accessibili in modo sicuro tramite l’app Vikey, garantendo la conformità legale senza l’ingombro della documentazione cartacea
Per gli ospiti, l’esperienza con Vikey è altrettanto favorevole. Il self-check-in offre una modalità di arrivo indipendente e priva di stress, consentendo agli ospiti di iniziare il loro soggiorno senza attese inutili. L’accesso tramite smartphone elimina la necessità di portare con sé chiavi fisiche, offrendo comodità e tranquillità durante tutto il soggiorno. Grazie a Vikey, il cliente può semplificare notevolmente il processo di registrazione del documento da inviare alla Questura. Con il sistema di Vikey, tutti i dati necessari per la registrazione degli ospiti vengono raccolti in modo sicuro e accurato durante il processo di prenotazione. Quando l’ospite effettua il check-in tramite l’app Vikey, i dettagli del documento d’identità vengono catturati in modo digitale e crittografato, garantendo la privacy e la sicurezza dei dati dell’ospite.
